تعتبر الكثير من اجتماعات العمل مضيعة للوقت إذا لم يتم تنفيذها بشكل صحيح. يمكن أن يتجاوز الاجتماع ساعتين، مما يجعله مرهقًا وعاصفًا في أذهان المشاركين إذا كان دورهم يقتصر على الاستماع. لذلك يبحث أصحاب العمل عن عدد من الأفكار التي تجعل اجتماعهم مع موظفيهم مثمرًا ويحقق الأهداف المرجوة، نقدم لك افكار لاجتماعات العمل .

أفكار اجتماع العمل

1- احترام المواعيد

غالبًا ما تفشل اجتماعات العمل لأن بعض الأعضاء يتأخرون عن الاجتماع والبعض الآخر يحضر وينتظر، مما يثير الاستياء لدى البعض ويشتت الانتباه، لذلك يُنظر إلى الالتزام بالمواعيد على أنه أحد أهم القضايا المتعلقة بعقد اجتماعات العمل.

2- تحديد مسار الاجتماع

عندما تحدد مسار الاجتماع وتوضح القضايا المهمة التي تريد مناقشتها مع فريقك، فإنها ستساهم في نجاح الاجتماع وتحقيق الأهداف المرجوة.

3- ابدأ كل اجتماع بالحديث عن الإنجازات

من خلال بدء اجتماع عمل بالإعلان عن بعض الإنجازات الأخيرة أو تقديم جوائز لأفضل موظف في المكتب، يشعر الموظفون بمزيد من الإيجابية تجاه الاجتماع نفسه ويكونون أكثر حماسًا للمشاركة.

4- سجل اجتماعات فريقك

حاول تسجيل كل اجتماع عمل للتأكد من تحسين الأداء باستمرار، وقد يشمل ذلك مطالبة كل موظف بتسجيل تقييمه للاجتماع كدرجات، ثم حساب متوسط ​​الدرجة ومعرفة تقييمهم.درجة النجاح، سواء كانت عناصر تم إنجاز الاجتماع، وما إذا كانت هناك نتائج ملموسة في الاجتماع، وما إذا كان الموظفون يشاركونهم وجهات نظرهم خلال الاجتماعات. قم بتعيين شخص لتدوين المهام والقرارات المعتمدة في الاجتماع.

5- تأكد من منح الجميع وقتًا للتحدث

تفشل العديد من اجتماعات الفريق في إشراك جميع الموظفين، حيث يتحدث بعض المشاركين بينما يظل الآخرون صامتين. لحل هذه المشكلة، حاول قصر وقت تحدث الجميع على بضع دقائق. يحتاج كل حاضر للتحدث للحفاظ على توافق الاجتماعات مع أهداف الإنتاجية الخاصة بك. تأكد من السماح للحاضرين في الاجتماع بمعرفة أنهم بحاجة إلى التحضير بمعلومات الاجتماع المفيدة من خلال مشاركة جدول أعمالك مقدمًا، وإعطاء الحاضرين الفرصة لإعداد معلومات الاجتماع ذات الصلة. تأكد من خلق جو ودي وإيجابي في الاجتماع بحيث يشعر كل موظف مشارك بالراحة، ويمكنه التعبير عن وجهة نظره بحرية، وجعلهم يشعرون أن رأيهم مهم، مما يؤدي إلى إبقاء المناقشة تفقد السيطرة اجعل اجتماع فريقك اجتماعًا تفاعليًا وتشاركيًا.

6- قم بتغيير مكان الاجتماع من وقت لآخر

يمكن أن يساعدك تغيير موقع مكان اجتماع عملك من وقت لآخر على تنظيم اجتماعات فريقك بشكل أفضل.

7- اسأل موظفيك عن ردود أفعالهم

أفضل طريقة لمواصلة تحسين اجتماعاتك هي أن تطلب من موظفيك ما يمكنك القيام به بشكل أفضل، مع تكييف أساليبك لتحسين كفاءة وإنتاجية اجتماعاتك. اطلب منهم تقديم ملاحظاتهم حول العمل بانتظام في نهاية كل اجتماع.

8- اجعل اجتماع العمل أكثر متعة

إذا كنت تقضي وقتًا في تقديم عرض تقديمي أو قراءة بعض النقاط التي دونتها على قطعة من الورق، فلن يستمع موظفوك إليك وسيشتت انتباههم. للتغلب على هذا الإلهاء والحفاظ على انتباه واهتمام موظفيك، تأكد من التنويع وإضافة التغييرات لتشجيع الموظفين على المشاركة. كن مرنًا في اجتماعاتك وكن منفتحًا على الاقتراحات والأفكار من موظفيك. يمكنك استخدام وسائط التكنولوجيا الحديثة في اجتماعاتك لجذب انتباه موظفيك وتحسين كفاءة الاجتماع وأدائه.

9- وضع خطط العمل في نهاية كل اجتماع

الهدف الرئيسي من كل اجتماع هو حل بعض القضايا والأسئلة التي يواجهها الموظفون في العمل، والتوصل إلى خطط عمل وقرارات جذرية لتنظيم العمل، لذا تأكد من إنهاء الاجتماع باستنتاجات عملية يمكن تنفيذها. . تأكد من تحليل الاستنتاجات والأفكار التي تم رسمها في العديد من المهام القابلة للتحقيق وتعيين الموظفين المناسبين لأداء تلك المهام.